شرح وظایف کارکنان بایگانی ستاد

1-تشکیل پرونده پرسنلی با رعایت طبقه بندی مشخص شده و رعایت مقررات مربوطه  در اسرع وقت

2ـ تهیه و نصب فهرست اسناد مهم در پرونده های مهم و شماره گذاری برگ ها و نیز امضاء یا مهر ذیل آنها

3 ـ تسریع در ارسال پرونده های مورد مطالبه اقدام کنندگان

4 ـ دادو ستد منطقی و رسمی پرونده های حاوی اسناد مهم

5ـ مطالبه پرونده هایی که در جریان امور به واحد متقاضی ارسال شده و مدتها اعاده نگشته است

6 ـ مراقبت در نظافت و زیبایی پروندها و ترمیم پارگی اسناد

7- عدم ارائه پرونده به مطالبه کنندگان بدون هماهنگی با اداره کارگزینی

8 ـ شماره گذاری و نخ کشی و لاک و مهر و تهیه فهرست اسناد مهم پرونده های جاری و یا نیمه جاری بهنگام تحویل قطعی آنها به سایر موسسات

9 ـ حفظ اسرار اداری و آنچه مربوط به حیثیت افراد یا امنیت کشور و شئون عمومی است

10 ـ جاریزی و تعیین پرونده های راکد و تسلیم فهرست آنها به مقام مافوق جهت اتخاذ تصمیم

11 ـ مراقبت در وجود حسن ارتباط با مقامات اداری و مراجعین

12 ـ تهیه و تقدیم گزارش برای مطالبه کسری اسناد پرونده به منظور مبین کامل شدن موضوع آن

13 ـ حفظ و نگهداری نامه ها ، اوراق ، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده

14 ـ تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق

-15ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره در رایانه یا دفاتر مربوطه.

16-پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آ نها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان.

17-تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آ نها.

18-تهیه گزارش مورد نیاز برای مقام مافوق و تنظیم دفتر آمار و گزارش کارکرد.

19-تهیه لیست ملزومات اداری موردنیاز کارمندان مربوطه و تدارک و توزیع آ نها.

20-ارتقاء دانش شغلی و به روز نگهداری فرایندهای بایگانی الکترونیکی نمودن فرایندهای مزبور

21- اسکن پرونده های پرسنلی و با توجه طبقه بندی انجام شده در نرم افزار مربوطه

22- راهنمایی کابران واحدهای تابعه در خصوص اسکن مدارک در سامانه بایگانی الکترونیکی

23- برنامه ریزی جهت اسکن پرونده راکد در سامانه بایگانی الکترونیکی

24- انجام سایر امور ارجاعی از سوی مقام مافوق